El diagrama de afinidad permite organizar un gran número de ideas en sus relaciones naturales, suele emplearse cuando hemos de enfrentarnos al análisis de ideas y hechos que se presentan en un aparente estado de caos. Por ejemplo después de una sesión de tormenta de ideas (brainstroming) o tras el análisis verbal de datos provenientes. Por ejemplo de una encuesta. El diagrama de afinidad permite extraer de un amplio conjunto de información, las ideas clave, recopilando un gran número de ideas y hechos relacionados con un área del problema que estudiamos, se basa en el hecho de que muchas opiniones son afines entre si y, por tanto se pueden agrupar en torno a unas cuantas ideas generales.
El diagrama de afinidad (DA) es la herramienta básica del conjunto de las siete nueva herramientas. También es conocida con el nombre de “método KJ” (kawakita Jiro es la persona que lo desarrollo). Esta herramienta se utiliza para conseguir una gran cantidad de datos en forma de ideas, opiniones, temas, aspectos a considerar y organizaros en grupos en base a criterios afines de relación natural entre cada elemento.
En muchas ocasiones, el mayor obstáculo que es necesario vencer en la fase de planificación de cualquier programa de mejora radica en el resultado obteniendo en el pasado con otros programas similares. Generalmente se supone que aquello que tuvo éxito en el pasado, también lo tendrá en el futuro. Por lo tanto se suele perpetuar prejuicios por lo general no adecuados, que son un obstáculo a la creatividad. Para abordar con una mínima esperanza de éxito un programa de mejora continua, es necesario dejar a un lado estos prejuicios haciendo tabula rusa.
El DA es una herramienta muy útil a la hora de lograr que un grupo de personas trate un tema determinado, no de forma lógica e intelectual, sino de forma creativa. Dada la dificultad existente en el tratamiento de las ideas, también es útil ante la necesidad de organizar eficazmente el resultado obtenido, en lo que respecta a datos con este esquema creativo.
Como resumen el objetivo del DA es analizar gran cantidad de datos en forma de ideas e identificar las ideas claves inherentes a los datos. Con términos de cocina diríamos que el DA permitirá al equipo reducir una gran cantidad de datos en un conjunto manejable de ideas clave.
Con respecto a la utilización del DA, esta es una herramienta útil en una gran cantidad de aplicaciones no obstante, su mayor utilidad es ante situaciones en las que:
A) Los hechos o conceptos no se encuentran claramente delimitados, sean complejos o excesivamente amplios. El DA permitirá representar un mapa de estos hechos o conceptos.
B) Debido a la gran cantidad de incidencias detectadas, estas impidan determinar con claridad las causas concretas de la situación.
C) Sea conveniente utilizar un nuevo enfoque, tanto en la actuación como en el análisis de un tema. El DA permitirá al grupo romper con los conceptos tradicionales, ampliado su campo de pensamiento.
D) No se conozcan de forma clara los pasos a dar para salir de una determinada situación siendo necesario una ayuda para poner en marcha con éxito una solución.
E) |Sea necesario el consenso de un grupo para abordar una actuación.
A) Los hechos o conceptos no se encuentran claramente delimitados, sean complejos o excesivamente amplios. El DA permitirá representar un mapa de estos hechos o conceptos.
B) Debido a la gran cantidad de incidencias detectadas, estas impidan determinar con claridad las causas concretas de la situación.
C) Sea conveniente utilizar un nuevo enfoque, tanto en la actuación como en el análisis de un tema. El DA permitirá al grupo romper con los conceptos tradicionales, ampliado su campo de pensamiento.
D) No se conozcan de forma clara los pasos a dar para salir de una determinada situación siendo necesario una ayuda para poner en marcha con éxito una solución.
E) |Sea necesario el consenso de un grupo para abordar una actuación.
CONSTRUCCIÓN.
1.- FORMAR EL EQUIPO.
En primer lugar es necesario reunir a un grupo de personas que formaran un equipo que trabaja en pro de un objetivo común. Los grupos suelen están formados por cinco a diez personas, entre ellas un facilitador, cuya misión consiste en mantener al grupo motivado y alentar la participación, evitando todo aquello que pueda interferir en la creatividad o la discusión positiva y facilitando el intercambio de ideas.
2.- REALIZAR UN PROCESO DE RECOGIDA DE DATOS.
Al equipo se le formula una pregunta de la manera más vaga e imprecisa posible, evitando excesivos detalles que pueden condicionar las respuestas y, por tanto, perjudicar el proceso. Posteriormente se realiza propiamente el proceso de recogida de la información. Para ello, la herramienta más utilizada es el brainstorming aunque en aquellos casos en los que se necesite información de un número de personas muy elevado es aconsejable que la información se obtenga a través de otras, vías como son las encuestas.
3.- REGISTRAR LAS IDEAS.
Las ideas se ha ido generando en la sesión anterior se transcribirán a tarjetas, normalmente de cartulina, tal y como han sido formuladas, de manera que no se modifique la esencia del pensamiento. A continuación el grupo debe ponerse de acuerdo en el contenido de las tarjetas. En esta face es fundamental la figura del facilitador, quien debe asegurar que existe una única interpretación de todas y cada una de las tarjetas por parte del grupo. Para ello cualquier participante del grupo podrá formular preguntas y aclaraciones respecto al sentido de la frase registrada pudiendo contemplarse algunas tarjetas con explicaciones.
4.- AGRUPAR LAS TARJETAS.
Se agrupan las tarjetas que se encuentren relacionadas entre si y se van formando grupos. Este proceso es importante que transcurra en silencio. El número de agrupaciones debe ser el más pequeño posible no aconsejándose mas de diez. Se pueden quedar tarjetas solitarias: es preferible que no formen parte de ninguna agrupación que se fuerce pertenecía alguna.
5.- CREAR LAS TARJETAS CABECERA.
Se busca una tarjeta que capture la idea central de todas las que forman una agrupación. Se las denomina tarjetas cabeceras y hay tantas como agrupaciones. Hay casos en los que no existen y son creadas específicamente de manera sencilla y concisa.
6.- DIBUJAR EL DA
Una vez obtenida el DA se transfiere la información de las tarjetas a soporte de papel rodeando con una línea cada agrupación, para facilitar la visión de conjunto.
A continuación aunque sea objeto de otras herramientas, se pueden representar relaciones entre distintos grupos de ideas mediante flechas y siempre que exista consenso para ello. Por último se puede establecer una valoración de los distintos elementos del problema, solicitado de los participantes una puntación en función de si el elemento es poco importante, es importante pero no critico o es de una importancia crítica. Esta puntuación solo se asigna a las agrupaciones de primer nivel no a los subgrupos y a las ideas solitarias.
1.- FORMAR EL EQUIPO.
En primer lugar es necesario reunir a un grupo de personas que formaran un equipo que trabaja en pro de un objetivo común. Los grupos suelen están formados por cinco a diez personas, entre ellas un facilitador, cuya misión consiste en mantener al grupo motivado y alentar la participación, evitando todo aquello que pueda interferir en la creatividad o la discusión positiva y facilitando el intercambio de ideas.
2.- REALIZAR UN PROCESO DE RECOGIDA DE DATOS.
Al equipo se le formula una pregunta de la manera más vaga e imprecisa posible, evitando excesivos detalles que pueden condicionar las respuestas y, por tanto, perjudicar el proceso. Posteriormente se realiza propiamente el proceso de recogida de la información. Para ello, la herramienta más utilizada es el brainstorming aunque en aquellos casos en los que se necesite información de un número de personas muy elevado es aconsejable que la información se obtenga a través de otras, vías como son las encuestas.
3.- REGISTRAR LAS IDEAS.
Las ideas se ha ido generando en la sesión anterior se transcribirán a tarjetas, normalmente de cartulina, tal y como han sido formuladas, de manera que no se modifique la esencia del pensamiento. A continuación el grupo debe ponerse de acuerdo en el contenido de las tarjetas. En esta face es fundamental la figura del facilitador, quien debe asegurar que existe una única interpretación de todas y cada una de las tarjetas por parte del grupo. Para ello cualquier participante del grupo podrá formular preguntas y aclaraciones respecto al sentido de la frase registrada pudiendo contemplarse algunas tarjetas con explicaciones.
4.- AGRUPAR LAS TARJETAS.
Se agrupan las tarjetas que se encuentren relacionadas entre si y se van formando grupos. Este proceso es importante que transcurra en silencio. El número de agrupaciones debe ser el más pequeño posible no aconsejándose mas de diez. Se pueden quedar tarjetas solitarias: es preferible que no formen parte de ninguna agrupación que se fuerce pertenecía alguna.
5.- CREAR LAS TARJETAS CABECERA.
Se busca una tarjeta que capture la idea central de todas las que forman una agrupación. Se las denomina tarjetas cabeceras y hay tantas como agrupaciones. Hay casos en los que no existen y son creadas específicamente de manera sencilla y concisa.
6.- DIBUJAR EL DA
Una vez obtenida el DA se transfiere la información de las tarjetas a soporte de papel rodeando con una línea cada agrupación, para facilitar la visión de conjunto.
A continuación aunque sea objeto de otras herramientas, se pueden representar relaciones entre distintos grupos de ideas mediante flechas y siempre que exista consenso para ello. Por último se puede establecer una valoración de los distintos elementos del problema, solicitado de los participantes una puntación en función de si el elemento es poco importante, es importante pero no critico o es de una importancia crítica. Esta puntuación solo se asigna a las agrupaciones de primer nivel no a los subgrupos y a las ideas solitarias.